Tätigkeitsberichte und andere Reports

Berichte sind wichtig. Zum Beispiel Tätigkeitsberichte, um der Geschäftsführung zu demonstrieren, was man im letzten Jahr für den Datenschutz getan hat.

Aber unter einem Bericht verstehen wir auch, einen Datensatz „vorzeigbar“ aufs Papier zu bringen. Beispielsweise eine Verfahrensbeschreibung, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder den Bericht zur Kontrolle eines Auftragnehmers in einer Auftragsverarbeitung.

Unsere Philosophie ist:

  • Berichte zu erstellen, ist mühsam und langweilig. Wir sollten unsere Zeit für etwas anderes einsetzen können. Deshalb müssen Berichte aussagekräftig sein und per Klick generiert werden können.
  • PDF ist schön und gut, aber manchmal möchte man am Bericht noch was „feilen“ oder die Daten anderweitig verwenden. Deshalb können in DataPrivacyControl fast alle Berichte sowohl als PDF-, als Excel- oder als Worddokument gespeichert werden.
  • Tätigkeitsberichte zu erstellen, ist noch mühsamer. Deshalb steckt hinter DataPrivacyControl die Philosophie, dass alles, was man in DataPrivacyControl  dokumentiert, in einen Tätigkeitsbericht automatisch eingefügt werden und dort erscheinen soll. So gibt man bei der Erstellung eines Tätigkeitsberichts den Berichtszeitraum ein (z.B. 01.01.2016 bis 31.12.2016) und alle Datensätze (Verfahrensbeschreibungen, Kontrollen, Mitarbeiterschulungen, Verträge zur Auftragsverarbeitung, Besprechungen, Fortbildungen, usw.), die man in diesem Zeitraum erstellt oder geändert hat, erscheinen automatisch im Tätigkeitsbericht. Außerdem können Sie alles das, was Sie für den Folgezeitraum planen, anlegen und mit einem Merkmal „Geplant“ versehen. Dann taucht auch dieser Datensatz im Tätigkeitsbericht auf.  Sie wollen beispielsweise im Folgejahr Mitarbeiterschulungen veranstalten. Dann legen Sie diese Datensätze an (mit einem Zieltermin) und markieren ihn als „geplant“ und – zack – taucht er im Tätigkeitsbericht unter „Geplante Tätigkeiten“ auf.

Das war die Theorie, um zu zeigen, wie es in der Praxis aussieht, nachfolgend ein paar Berichte zum Download: